KPI’s (Indicadores Chave de Performance): o que é, como funciona e para que serve

Todo empreendedor em busca de fazer com que seu negócio tenha ganhos de escala precisa saber como administrar sua startup e apresentar seus números a potenciais investidores. O key performance indicator (KPI) é um sistema de mensuração de desempenho de uma instituição ou de seus produtos, serviços, projetos e programas.

Uma gestão por KPI’s (Indicadores-Chave de Performance), facilita a visualização das operações do negócio para que seja possível saber quais pontos estão se movimentando positivamente, em que direção e como eles se relacionam dentro do esquema maior de consolidação dos negócios da empresa. O medição do KPI pode ser feito para avaliar objetivos operacionais (resultados práticos) ou estratégicos (desenvolvimento de processos).

Qualquer que seja o tamanho da sua empresa ou o estágio em que ela se encontra, é preciso controlar os números “na ponta do lápis” e “saber de cabeça” como eles são formados. O lápis, efetivamente, pode ser substituído por um computador e uma planilha do excel pode funcionar melhor que sua memória, mas o que importa é que KPI lida com compilação, entendimento e análise de estatística de dados.

Um espécie de “big data individualizado”, o mais importante desse processo é você encontrar um método que seja tecnicamente consistente e se perdure ao longo do tempo para que você possa comparar períodos de tempo diferentes e, assim, influenciar sua tomada de decisões. Transparência e monitoramento são palavras-chave para que sua “maquina esteja bem azeitada” e o KPI funcione mais como um aditivo ao combustível que deve ser sua gestão.

Indicadores

A parâmetro pelo qual você vai avaliar os objetivos definidos influenciará diretamente no resultado apresentado pelo seu KPI. Definir metas tanto quantitativas quanto qualitativas vai te ajudar a ter uma visão mais realista dos indicadores analisados e, por consequência, te permitir tomar melhores decisões.

O que medir

O desempenho de uma atividade perpassa por indicadores receptivos (input), resultados apresentados (output), atividades desempenhadas, meios humanos, mecanismos, controle e tempo. O input é a entrada de informação, ou seja, o que se obtém a partir de uma ação dentro da empresa. Por consequência, o output é resultado apresentado diante dessa ação. O próximo passo é o que e como o seu negócio faz a influenciar o primeiro e o segundo passos.

Os meios humanos são a quantidade de pessoas envolvidas, sua competência, suas atribuições e limitações (pessoais e institucionais), para que desempenhem as funções que se lhe foram assinaladas. Mecanismos são os meios técnicos e processos aos quais estão submetidas as relações humanas para que cumpram suas funções.

Controlar o que deve ser feito e como é executado é crucial para o sucesso das atividades de uma empresa. Não menos importante é a avaliação de espaço tempo designada para que cada tarefa seja feita em tempo hábil.

Indicadores

Indicadores de desempenho estão sujeitos à diferentes níveis de avaliação, dependendo do setor de atuação do seu negócio e o estágio de maturação dele. De qualquer forma, conhecer os seguintes pontos vai lhe economizar tempo e recursos na consecução dos seus objetivos:

• Procedimentos internos claros e definidos de acordo com a atribuição de cada um dentro da organização
• Requisitos para contratação em determinadas funções e padrões de qualidade de execução das suas atividades
• Comparação no intertemporal em termos quantitativos e qualitativos
• Identificação de externalidades e mudanças de cenário
• Aplicação de mudanças incrementais para ajustar ações rumo aos objetivos estabelecidos

Implementação

Reuniões periódicas podem ajudar nesse processo, desde que tenham sigam o seguintes princípios:

• pauta do dia enviada aos participantes com antecedência
• convite aos participantes relevantes aos assuntos discutidos
• horário de início e término
• duração máxima de 60 minutos
• registro escrito ou em áudio de assuntos discutidos
• plano de ação imediato
• comunicação aos demais colaboradores das decisões tomadas
• data da próxima reunião

Indicadores-Chave de Performance devem ser balizadores das decisões dos tomadores de decisão e definidores das atitudes tomadas pelos responsáveis pela linha de frente do negócio. Se o objetivo é aumentar os ganhos e diminuir as perdas, tornando a equipe cada vez mais coesa para que a empresa atinja seus objetivos, é preciso estar em constante processo de análise, levando em consideração os números produzidos por todos os setores da empresa.

Como um organismo vivo, uma startup está em constante transformação, sendo influenciada por fatores externos e modificando-se internamente devido a acontecimentos internos. Ter KPIs e agir rapidamente para aplicar o conhecimento adquirido é crucial não somente para que o negócio sobreviva, mas para que ele prospere.